-
Notifications
You must be signed in to change notification settings - Fork 19
Question and Answers
Berikut ini adalah daftar pertanyaan yang sering atau akan sering ditanyakan pada masa implementasi SIMRS.dev di Rumah Sakit. Mohon baca secara utuh untuk pemahaman menyeluruh tentang cara kerja sistem ini.
Q: Kenapa tidak muncul tombol 'Pasien Baru' di menu Pendaftaran?
A: Tombol tambah pasien baru hanya akan muncul setelah petugas pendaftaran melakukan pencarian pasien berdasarkan nama atau No. MR terlebih dahulu. Sistem ini sengaja dirancang demikian untuk membantu mencegah/memperkecil kemungkinan kekeliruan penginputan rekam medis baru untuk pasien yang pernah berobat sebelumnya.
Q: Bagaimana jika seorang pasien meminta batal pelayanan poliklinik yang telah dipilih?
A: Seorang admin pendaftaran mencari nama pasien tersebut di menu pendaftaran, buka tab rawat jalan, dan klik tombol hapus. Dengan demikian sistem akan menghapus catatan kunjungan yang ditunjuk. Bila pasien tersebut telah membayar registrasi kunjungan poliklinik maka catatan tagihan pembayarannya untuk kunjungan tersebut turut terhapus dan pengembalian dana dapat dilakukan diluar sistem.
Q: Pada tagihan pembayaran kasir mengapa muncul angka 0 pada harga obat?
A: Sistem hanya bisa menetapkan harga obat yang harus dibayar setelah apoteker mengkonfirmasi penyerahan obat untuk pasien tersebut. Maka pasien mengkonfirmasi kepada apoteker apakah akan lanjut menerima obat atau tidak. Bila dikonfirmasi maka harga akan kembali muncul pada rincian tagihan biaya pada halaman kasir. Sedangkan bila pembayaran dilanjutkan sementara angka harga obat masih 0 maka secara otomatis penyerahan obat dianggap sistem sudah ditolak pasien.
Q: Ada beberapa biaya yang tidak secara otomatis ditagihkan oleh sistem. Bagaimana menambahkannya?
A: Pada modal Rincian Biaya tersedia tombol 'Tambahan Biaya' yang ketika diklik petugas kasir bisa mencantumkan item tagihan berikut biayanya. Setelah disimpan, sistem akan menjumlahkan perhitungan tagihan yang otomatis dan item tagihan tambahan sebelumnya.
Q: Bagimana bila rumah sakit ingin memberikan diskon khusus untuk tagihan pasien tertentu?
A: Perhatikan solusi diatas tentang 'Tambahan Biaya'. Pada form isian item tambahan biaya tersebut berikan nama diskonnya, dan nilai diskon yang diberikan dan ditandai dengan tanda minus. Contoh: 'Diskon Pegawai', -50000
Q: Setelah selesai pelayanan oleh dokter dan mendapat tindakan, pasien pulang tanpa membayar. Bagaimana?
A: Seharusnya hal ini dapat dihindari dengan melakukan pemanduan pasien ke kasir untuk penyelesaian tagihan. Pada halaman kasir akan terus muncul hingga pembayaran dilunasi, tapi bila tidak memungkinkan juga maka riwayat tagihan tersebut dapat dihapus dari sistem sebagaimana seorang admin pendaftaran menghapus riwayat rawat.
Q: Di Rumah Sakit kami seluruh pembayaran pasien rawat jalan diakumulasikan di akhir, sementara di sistem ini pembayaran ada 2 tahapan (registrasi dan konsultasi), bagaimana cara menyesuaikannya?
A: Sistem ini dirancang demikian karena mengikuti praktik umum prosedur kebanyakan rumah sakit, tujuannya adalah agar pasien komitmen untuk lanjut ke poliklinik setelah mendaftar. Walau demikian sistem ini fleksibel untuk dapat mengikuti prosedur 'akumulasi pembayaran di akhir' baik untuk situasi temporer maupun permanen, dengan cara: Pasien yang telah selesai mendaftar rawat jalan untuk salah satu poliklinik bisa langsung mengantri di poliklinik untuk dipanggil, maka pihak kasir 'mengakui' pembayaran pendaftaran pasien tersebut melalui sistem dengan cara klik 'sudah bayar' (meski dana belum diterima), agar nama pasien tersebut dapat muncul pada daftar antrian rawat jalan (yang bisa dipantau oleh perawat dan dokter); Bilamana seandainya seorang pasien sudah mendaftar rawat jalan, pembayaran diakui kasir (meski dana belum diterima), pasien mengantri di poliklinik - lalu pasien mendadak pulang tanpa konfirmasi, maka admin pendaftaran bisa menghapus riwayat kunjungan pasien tersebut melalui sistem.
Q: Pada menu rekam medis, Rincian Kunjungan pasien tidak dapat dibuka/diisi SOAPnya. Kenapa?
A: Bila pasien tersebut memilih cara bayar umum maka pastikan pasien tersebut telah melunasi biaya pendaftaran poliklinik di menu kasir.
Q: Pada daftar antrian poliklinik, apakah urutan pelayanan harus sesuai dengan yang tertera di layar?
A: Daftar pasien yang tertera pada halaman antrian poliklinik hanya untuk menunjukkan siapa saja yang sedang mengantri untuk dilayani oleh poliklinik tersebut. Urutan pemanggilan dapat disesuaikan dengan justifikasi perawat yang memantau situasi pasien yang mengantri, berdasarkan triase, atau kebijakan lainnya yang ditetapkan oleh rumah sakit.
Q: Bagaimana peranan berkas rekam medis dalam sistem ini?
A: Sistem ini berupaya seoptimal mungkin untuk memanfaatkan teknologi informasi untuk menyimpan, mengelola, dan menyajikan informasi rekam medis secara digital untuk mempermudah pekerjaan seluruh user di rumah sakit. Walau demikian tidak berarti berkas rekam medis fisik kehilangan peranannya dalam sistem. Terdapat beberapa hal terkait rekam medis fisik yang belum didukung atau tidak direncanakan untuk diambil alih secara digital oleh sistem, seperti pengkajian khusus spesialistik, berkas perencanaan anestesi dan bedah, dan dokumen medis spesifik lainnya yang tidak urgen untuk didigitalisir. Maka untuk mendukung berkas rekam medik fisik tersebut sistem ini menyediakan kolom isian 'File Tracer' pada form SOAP digital baik bagi perawat maupun dokter untuk mempermudah pencarian berkas berdasarkan kode rak pada halaman rekam medis digitalnya.
Q: Apakah petugas medis masih harus menuliskan isi berkas rekam medis secara manual bila sudah ada yang versi digital dalam sistem?
A: Sistem ini menyediakan fitur untuk cetak berkas SOAP yang mengandung seluruh informasi yang diinput oleh tenaga medis ke dalam sistem. Untuk informasi lainnya yang tidak/belum tercakup di dalam sistem, silahkan tulis berkasnya secara manual dan melampirkan kode berkas sesuai dengan yang tertera di SOAP digital.
Q: Dokter ingin seorang pasien untuk konsultasi ke poliklinik lain yang ia tunjuk, bagaimana prosedurnya?
A: Pada form SOAP dokter, berikan pilihan poliklinik tertentu yang akan dituju pasien tersebut pada field 'Konsultasikan ke'. Nama pasien tersebut akan segera muncul pada antrian poliklinik yang ditunjuk tersebut. Bila cara bayar yang dipilih oleh pasien tersebut adalah BPJS atau asuransi lainnya, maka dapat langsung mengantri pada poli yang ditunjuk, sementara bila cara bayar umum maka pasien tersebut harus melunasi terlebih dahulu tagihan pendaftaran poliklinik di kasir, baru lanjut mengantri di poliklinik tujuan.
Q: Bagaimana bila seorang dokter ingin memberikan obat yang diresepkan untuk pasien inap yang bersumber dari apotik?
A: Pada saat dokter menambahkan observasi dan mengisikan SOAP digitalnya, dokter dapat menginputkan data resep yang nantinya akan dikeluarkan oleh apotik, setelah informasi SOAP disimpan salah satu perawat dapat mengambil obat tersebut di apotik mewakili pasien. Sementara bila pasien mengonsumsi obat yang memang tersedia di instalasi rawat inap, maka butuh catatan fisik untuk ditagihkan kepada pasien tersebut setelah keluar dari rawat inap untuk diinputkan sebagai biaya tambahan oleh petugas kasir.
Q: Obat yang ingin diresepkan oleh dokter untuk seorang pasien tidak tersedia pada pilihan obat dalam form SOAP?
A: Dokter diberikan izin akses ke menu Storage untuk melihat pilihan obat yang tersedia di apotik dan gudang. Bisa jadi jenis obat tersebut memang belum ada di rumah sakit, atau bila jenis barangnya ada maka kemungkinan disebabkan oleh beberapa hal berikut: 1. dari seluruh batch yang tersedia atas jenis obat tersebut semuanya sudah masuk masa expired date, 2. dari catatan batch yang tersedia stok apotiknya kosong, 3. dari seluruh batch yang tersedia semuanya sudah diretur, 4. kombinasi dari beberapa kemungkinan diatas. Dokter dapat mengingatkan kebutuhan ragam obatnya kepada apoteker, setelah apoteker menyelesaikan amprah jenis barang tersebut ke gudang farmasi maka pilihan obat yang diinginkan tersebut akan kembali tersedia pada form SOAP digital bagi dokter.
Q: Bisakah dokter memilih merek obat tertentu dalam resep yang akan dikeluarkan oleh apoteker?
A: Sayang sekali tidak bisa. Sistem ini dirancang untuk mengautomasi pekerjaan apoteker dalam pengeluaran obat. Sistem hanya mempertimbangkan jumlah stok dan tanggal kadaluarsa dari seluruh batch yang ada di dalam jenis obat tertentu. Sistem ini agnostik terhadap merek.
Q: Dokter ingin meresepkan jenis obat tertentu yang memang tidak tersedia dalam sistem, bagaimana?
A: Silahkan tuliskan resep secara manual di atas kertas atau blanko resep untuk ditebus sendiri oleh pasien di apotek luar.
Q: Bagaimana jika dokter ingin mengubah isi resep bila sudah terlanjur tersimpan oleh sistem?
A: Sayang sekali tidak bisa. Sebelum menyimpan isi form SOAP, sistem akan bertanya dulu kepada dokter apakah yakin untuk menyimpan form tersebut. Dengan mengonfirmasinya maka sistem telah menganggap dokter komitmen dengan informasi yang diisikan. Lagipula ada kemungkinan obat yang diresepkan sudah terlanjur dikeluarkan oleh apotik dan dikonsumsi oleh pasien saat dokter baru ingin mengubahnya.
Q: Bagaimana kalau obat yang diresepkan dokter dalam sistem tidak dapat dikeluarkan oleh apotek karena stok di apotek akan obat yang diminta kosong?
A: Hal ini seharusnya tidak terjadi, karena kepada dokter sistem hanya menyediakan pilihan obat yang sudah pasti tersedia stoknya di apotik sesuai catatan sistem. Bila hal ini terjadi maka ada ketidakselarasan antara catatan stok dengan kondisi stok sesungguhnya.
Q: Bagaimana kalau apoteker ingin menyarankan kepada dokter untuk mengubah isi resep karena tidak bisa mengeluarkan stok obat yang diminta?
A: Silahkan baca kembali kedua jawaban diatas.
Q: Rumah Sakit kami melakukan pengadaan obat dengan menggunakan dua (atau lebih) sumber anggaran yang berbeda. Bisakah kami atau komputer menentukan obat dari sumber anggaran mana yang akan keluar?
A: Sistem ini agnostik terhadap sumber anggaran barang, seluruh batch yang ada di dalam 1 jenis barang akan seslalu diperlakukan setara oleh sistem.
Q: Petugas farmasi ingin mengembalikan sebagaian isi sebuah batch kepada PBF karena alasan tertentu, bagaimana?
A: Menekan tombol 'Retur Batch' pada menu rincian batch akan memutasikan seluruh isi batch tersebut ke status retur. Tidak ada/belum ada opsi untuk memindahkannya secara parsial.
Q: Kami dari instalasi-instalasi selain apotek yang mengamprah berang ke gudang farmasi apakah mendapatkan catatan stok juga seperti apotek?
A: Sistem hanya mendukung pencatatan stok untuk gudang farmasi dan apotek. Seluruh instalasi lain yang mengamprah ke gudang farmasi akan dianggap sebagai obat/barang habis dipakai oleh sistem. Hal ini demi mempermudah pengeluaran stok di instalasi karena tidak harus melalui izin sistem.
Q: Pada saat pelayanan di poliklinik, kami (perawat & dokter) menggunakan obat/bhp yang memang sudah tersedia di dalam poliklinik/IGD, bagaimana cara penagihannya kepada pasien?
A: Sebagaimana yang telah diterangkan dalam jawaban sebelumnya, stok obat selain dari gudang farmasi dan apotik tidak dikelola oleh sistem untuk mempermudah pengeluaran dan penggunaannya. Maka bila ingin ditagihkan ke kasir atau untuk lampiran pengklaiman asuransi sebaiknya ada catatan tertulis akan obat/bhp instalasi yang terpakai.
Q: Bagaimana cara menginputkan obat resep yang harus dibuat menjadi puyer?
A: Dokter dapat memilih obat apa saja yang akan diracik menjadi puyer oleh apoteker dengan menentukan obat mana dan jumlah berapa. Kolom puyer pada form obat adalah sebagai kode unik puyer yang akan dicampurkan/dibagi. Sebagai contoh: seorang dokter ingin meresepkan 10 bungkus puyer yang bahannya terdiri dari 6 butir Parasetamol 500mg dan 5 butir Asmacare 200mg (sekedar contoh). Maka diinputkan ke dalam form masing-masing obat dan jumlahnya, dan isikan pada masing-masing kolom puyer keterangan seperti 'Puyer A: 10 puyer'. Lakukan hal yang sama untuk puyer yang berbeda dengan mengganti kode unik puyernya. Dalam hal ini dokter harus menentukan sendiri jumlah item masing-masing obat yang akan dikeluarkan oleh apotik untuk mencukupi kandungan obat dalam puyer tersebut. Catatan: jumlah obat tidak bisa pecahan/desimal, silahkan lakukan pembulatan keatas untuk memastikan ketercukupan bahan puyer. Bila masih kurang rinci untuk keterangan yang lebih kompleks (ex: mf pulv dtd), silahkan buat catatan tertulis untuk apoteker.
Q: Memang kenapa kalau apoteker menyerahkan obat resep ke pasien tidak sesuai dengan instruksi sistem?
A: Niscaya pencatatan stok di dalam sistem akan terganggu dan akan mempercepat siklus stok opname.
Q: Bagaimana cara petugas farmasi mengubah angka stok suatu batch?
A: Mutasi nilai stok hanya bisa dilakukan oleh logika sistem (melalui amprahan / pengeluaran obat apotik). Bila keberadaan sebuah batch tidak diinginkan di dalam sistem, silahkan admin farmasi untuk menghapus batch tersebut (sistem akan melupakan batch tersebut pernah ada).
Q: Apoteker ingin menjual obat secara langsung ke pengunjung rumah sakit, bagaimana caranya?
A: Pada halaman Apotik terdapat tombol 'Penjualan Bebas'. Dalam form tersebut apoteker dapat mengisikan daftar obat dan jumlahnya sesuai dengan permintaan pengunjung. Bila dikonfirmasi, sistem akan menunjukkan berapa biaya yang ditagihkan ke pengunjung berikut dengan daftar sumber batch tempat obat tersebut diambil. Pengunjung tersebut dapat membayar terlebih dahulu di kasir atau langsung di apotik (sesuai kebijakan rumah sakit). Setelah pengunjung membayar dan menunjukkan bukti bayarnya, apoteker klik-ganda pada tombol 'Serahkan' pada modal konfirmasi. Sistem akan merekam riwayat penjualan tersebut untuk pelaporan kedepannya (obat apa, jumlah berapa, keluar dari batch mana, tanggal berapa, dan nama apoteker yang mengeluarkan).
Q: Bagaimana cara melayani pasien yang masuk ke IGD melalui sistem?
A: Nama pasien tersebut hanya akan muncul di daftar pasien IGD setelah petugas pendaftaran meregistrasikannya ke layanan IGD. Skenario pertama, perawat atau keluarga yang mewakili pasien meregistrasikan identitas pasien di loket pendaftaran. Skenario kedua (bila pasien tersebut datang sendiri), sementara SOAP dapat ditulis secara manual pada blanko SOAP dan setelah selesai dari IGD pasien pendaftarkan dirinya ke loket pendaftaran untuk melaporkan bahwa sudah mendapatkan pelayanan IGD. Bila pasien ingin dibekali obat, dokter menginputkan daftar obatnya ke dalam form SOAP digital. Bila ada obat/bhp yang terpakai selama masa pelayanan maka silahkan buat catatan tertulis untuk disampaikan ke petugas kasir.
Q: Sistem mencatat bahwa saya (merespon amprah/menyerahkan obat/menjual obat/menerima uang di kasir), tapi saya yakin tidak melakukannya, bagaimana?
A: Jika user tersebut memang jujur, bisa jadi akunnya telah digunakan oleh orang lain tanpa disadari. Penting bagi user untuk senantiasa melindungi akunnya dengan logout saat tidak digunakan dan menjaga kerahasiaan password. Silahkan ganti password secara berkala secara mandiri di menu profil atau meminta bantuan admin manajemen untuk melakukannya.
Q: Dokter tidak mampu atau tidak bersedia untuk menginput data SOAP secara digital, bagaimana?
A: Hal ini dapat dipahami/dimaklumi. Dokter dapat mengizinkan perawat untuk mengisikan SOAP elektronik mewakili dokter. Namun isi dari SOAP elektronik tersebut tetap tanggungjawab DPJP.
Q: Salah seorang pegawai kami sudah tidak bekerja lagi di Rumah Sakit ini, bagaimana untuk mencegah ia login ke dalam sistem ini lagi?
A: Pada halaman manajemen user, cari nama user tersebut, update akunnya dengan mengganti status keaktifan menjadi 'non-aktif'
Q: Di rumah sakit kami beberapa orang perawat/pegawai harus menjalani beberapa peranan yang berbeda sekaligus (contoh: apoteker rangkap kasir), bagaimana?
A: Sistem ini normalnya tidak mengizinkan seorang user menjalani beberapa peranan sekaligus. Solusi alternatifnya adalah membuatkan akun tambahan untuk perawat/pegawai tersebut dengan username, bidang, dan peranan yang berbeda. Bilamana karyawan tersebut sudah tidak berperan ganda lagi, segera non-aktifkan user tambahan yang pernah dibuatkan tersebut.
Q: Kami ingin menambah/mengurangi ragam poliklinik, atau memperbaharui tarifnya, bagaimana?
A: Minta kepada programmer Rumah Sakit atau developer untuk mengubah isi variabel klinik dan tarif_klinik pada file custom.js.
Kemudian pada terminal lakukan npm run bundle untuk menyiapkan aplikasi versi produksi. Catatan: angka pada baris tarif_klinik mewakili tarif pada klinik yang tepat berada diatasnya.
Q: Kami ingin mengganti susunan bed pada rawat inap, bagaimana?
A: Sama dengan cara diatas, silahkan ubah isi variabel beds pada file custom.js.
Q: Kami hanya ingin mengunakan modul pendaftaran dan kasir saja, yang lain tidak usah. Apakah bisa?
A: Berarti sistem ini tidak cocok untuk rumah sakit Anda, karena sistem ini dirancang untuk terintegrasi penuh melintasi seluruh modul.
Q: Kenapa muncul garis coret pada semua teks di keluaran pdf?
A: Software ini dirancang Open Source untuk tujuan materi pendidikan di perguruan tinggi, sementara untuk Rumah Sakit yang ingin menggunakannya untuk tujuan komersil maka diharapkan untuk mengambil edisi Enterprise.
Q: Saya mahasiswa yang sedang penelitian tentang sistem informasi rumah sakit. Bolehkah saya mengutip dari source code ini?
A: Boleh. Tim developer yang terdiri dari beberapa orang dosen memang mengharapkan software ini dapat menjadi bahan pembelajaran bagi mahasiswa/i yang ingin belajar. Semoga bermanfaat untuk kalian ya.
Bila ada pertanyaan yang masih belum terwakili oleh contoh kasus diatas, silahkan sampaikan kepada developer untuk ditambahkan ke dalam halaman ini. Terimakasih.