Телемосты

Наверняка многие из вас уже видели эту картинку. Действительно, совещания могут быть мощным убийцей рабочего времени, и поэтому уже давно стали предметом для шуток. Однако, далеко не все они такие. При правильной организации совещания могут быть очень полезным инструментом и реально продвигать работу вперед.

Ниже приведены несколько несложных правил, как мы стараемся организовывать совещания в ivelum, чтобы добиваться от них максимальной пользы. Поскольку у нас распределенная команда, то мы проводим их в виде телемостов (видеоконференций) в Zoom.

Правила

1. У каждого телемоста должен быть явно назначенный организатор. В его задачи входит назначение темы, согласование времени, оповещение всех участников, наблюдение за регламентом, и, по окончании телемоста, подведение итогов и рассылка их всем присутствовавшим и другим заинтересованным лицам;

2. При анонсе телемоста организатор объявляет, какие вопросы планируются к обсуждению и каков ожидаемый итог совещания (какие решения планируется принять). Это важно для того, чтобы участники могли подготовиться заранее, и, может быть, прийти с какими-то уже продуманными идеями;

3. Если телемост назначается по инициативе заказчика, и заказчик сам назначает тему и приглашает участников, с нашей стороны все равно должен быть назначен организатор. В его задачи в таком случае будет входить:

   • удостовериться, что с обеих сторон приглашены именно те люди, которые нужны для обсуждаемой темы;
   • при необходимости согласовать удобное время для всех участников с нашей стороны. Заказчик не должен согласовывать его с каждым отдельно, ему должно быть достаточно общаться только с одним человеком от нас по этому поводу;
   • по окончании телемоста обязательно подвести резюме (даже если представитель заказчика делает свою версию резюме) и опубликовать его в обычном порядке;

4. Приглашайте на телемосты только тех людей, которые там действительно необходимы. Или тех, кто может сообщить нужную информацию или активно поучаствовать в обсуждении, или тех, чье участие необходимо для принятия решения;

5. Если телемост не является стихийным, а планируется заранее, используйте Google Calendar для рассылки инвайтов. В описании обязательно укажите тему мероприятия - какие вопросы и решения планируется обсудить;

6. Избегайте долгих телемостов и следите за регламентом. Rule of thumb: 40 минут должно быть достаточно для обсуждения большинства тем. Если вам не хватило 40 минут, возьмите еще 40 минут. Если же опять не хватило времени, есть вероятность, что вы делаете что-то не так. Засекать 40 минут удобно при помощи Zoom, в бесплатной версии как раз установлено именно такое ограничение на длительность звонка;

7. Делайте заметки об обсуждавшихся темах и принятых решениях, и по окончании телемоста обязательно разошлите резюме всем присутствовашим и другим заинтересованным лицам. Это важно сделать не откладывая, в идеале, в тот же день, или максимум на следующий календарный день (не рабочий, а именно календарный). Если вы задерживаете отправку резюме, то люди уже могут потерять контекст и начать забывать о чем шел разговор, поэтому старайтесь составить его как можно скорее. Резюме служит сразу трем целям:

   • изложить результат совещания письменно, чтобы информация о принятых решениях была зафиксирована, доступна для поиска, и все заинтересованные могли в любой момент с ней ознакомиться;
   • удостовериться, что все присутствующие одинаково поняли принятые решения. На этом шаге иногда выясняется, что разные люди поняли результат совещания по-разному, и вот эта контрольная проверка как раз важна чтобы исключить недопонимание;
   • публикация резюме служит отправной точкой для претворения принятых решений в жизнь.

---

P.S. старайтесь соблюдать баланс. Во многих случаях письменное общение предпочтительнее устного. А в некоторых случаях - наоборот. Продуктивность вашей команды и успех проекта во многом определяется тем, насколько грамотно вы ведете коммуникации. Если вы чувствуете, что письменное общение начинает буксовать, не стесняйтесь организовать телемост. Если же чувствуете, что без телемоста можно обойтись, отлично - старый добрый Slack, таск-треккер или почта всегда к вашим услугам.